Công ước Apostille chính thức thay thế hợp pháp hóa lãnh sự từ 11/9/2026 — Doanh nghiệp nhập khẩu cần lưu ý gì?
Từ hôm nay, 11/9/2026, Công ước Apostille (Công ước La Hay 1961 về Miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài) chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam. Đây là một trong những cải cách thủ tục hành chính tư pháp quan trọng nhất trong nhiều năm, tác động trực tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu, giao dịch quốc tế của doanh nghiệp Việt Nam.
Vậy điều này thực sự thay đổi điều gì, và đâu là những điểm doanh nghiệp nhập khẩu không thể bỏ qua?
- Từ nhiều bước xuống còn một bước
Trước đây, để một giấy tờ công của nước ngoài được công nhận và sử dụng tại Việt, doanh nghiệp phải Hợp pháp hoá lãnh sự trải qua chuỗi xác thực 3–5 bước: cơ quan cấp giấy tờ → cơ quan tư pháp → Bộ Ngoại giao nước xuất xứ → cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự nước tiếp nhận. Quy trình này thường mất từ vài ngày đến vài tuần và phát sinh nhiều khoản phí.
Với Apostille, toàn bộ chuỗi xác thực trên được rút gọn thành một bước duy nhất: cơ quan có thẩm quyền do quốc gia thành viên chỉ định cấp một chứng nhận Apostille duy nhất, được công nhận trực tiếp tại tất cả các quốc gia thành viên còn lại — không cần thêm bất kỳ thủ tục xác nhận nào khác.
- ⚠️ Điểm doanh nghiệp nhập khẩu cần đặc biệt lưu ý: Những giấy tờ nào cũng áp dụng được Apostille
Công ước Apostille áp dụng khi đồng thời thỏa mãn ba điều kiện:
- Giấy tờ là giấy tờ CÔNG (không phải giấy tờ tư);
- Giấy tờ được lập trên lãnh thổ một QUỐC GIA THÀNH VIÊN Công ước;
- Giấy tờ sẽ được sử dụng trên lãnh thổ một QUỐC GIA THÀNH VIÊN KHÁC của Công ước (không bao gồm quốc gia thành viên phản đối việc gia nhập của quốc gia liên quan).
Giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước (Điều 1)
- Giấy tờ tư pháp: do tòa án, cơ quan tư pháp, công tố viên, thư ký tòa án, chấp hành viên tư pháp cấp.
- Giấy tờ hành chính: do cơ quan hành chính nhà nước, bộ ngành, địa phương cấp.
- Văn bản công chứng: do công chứng viên lập hoặc chứng thực.
- Chứng nhận chính thức: chứng nhận đăng ký, chứng nhận về sự kiện đã xảy ra, chứng thực chữ ký.
LƯU Ý :
Giấy tờ NGOÀI phạm vi Công ước (không được cấp chứng nhận Apostille):
- Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự cấp
- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan
- Giấy tờ tư (hợp đồng tư nhân chưa qua công chứng, thư tín cá nhân...)
=> Doanh nghiệp cần rà soát và phân loại kỹ từng loại giấy tờ trước khi nộp hồ sơ, tránh mất thời gian vì nộp nhầm quy trình.
- Ba quốc gia chưa áp dụng Apostille với Việt Nam
Do phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước (theo khoản 2 Điều 12), Đức, Áo và Séc hiện chưa có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam. Giấy tờ trao đổi với ba nước này vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự như trước.
Ngoài ra, Thái Lan tuy đã gia nhập Công ước nhưng chỉ có hiệu lực từ 28/02/2027 — trước thời điểm đó, giao dịch với Thái Lan vẫn theo quy trình cũ.
Hiện có 125/129 quốc gia thành viên đã có quan hệ áp dụng Apostille đầy đủ với Việt Nam.
Anh chị quý Doanh nghiệp cần gửi mẫu Apostile hoặc cần giấy tờ nào sẽ được áp dụng Apostile , Liên hệ em Lan Anh (0812 030 199-Zalo) để được tư vấn cụ thể chi tiết hơn
-----------
ASC TRANS HIỆU QUẢ LAN TOẢ NIỀM TIN
Liên hệ: Mr Cường: 0912.675.886
Mail: Cuongnm@asctrans.com.vn
Add: Tầng KT, Tòa nhà Hà Đô Park View , KĐT Dịch Vọng, P. Cầu Giấy, Tp. Hà Nội
